Guide du praticien

VALNORA prolonge votre consultation : votre patient repart avec un lien plutôt qu'avec un document technique, et vous savez enfin où en est chaque dossier. Ce guide couvre le parcours complet, du dépôt du devis à la signature.

Première connexion#

Votre accès est créé par l'équipe VALNORA à l'ouverture du compte de votre cabinet. Vous recevez un email intitulé « Votre accès VALNORA » contenant un lien personnel pour choisir votre mot de passe. Ce mot de passe n'est connu que de vous : il est chiffré côté serveur et personne, pas même l'équipe VALNORA, ne peut le lire ou le récupérer.

1. Ouvrez le lien reçu par email

   Il reste valable 7 jours. Passé ce délai, utilisez « Mot de passe oublié » depuis la page de connexion pour en recevoir un nouveau.

2. Choisissez votre mot de passe

   12 caractères minimum recommandés, mélangeant lettres, chiffres et signes. L'icône en forme d'œil, à droite du champ, permet de vérifier votre saisie avant de valider.

3. Connectez-vous sur app.valnora.pro

   L'application fonctionne dans le navigateur, sur ordinateur, tablette et téléphone. Rien à installer, aucune mise à jour à faire.

Le tour de l'interface#

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L'application s'organise autour d'une barre latérale (remplacée par un menu déroulant sur téléphone). Un bouton se détache en haut — Déposer un devis — parce que c'est le geste qui déclenche tout le reste.

Les compteurs à droite de chaque entrée indiquent le nombre de dossiers concernés. L'onglet Simulations IA n'apparaît que si votre cabinet a activé la fonctionnalité.

Déposer un devis#

Vous continuez d'établir vos devis comme aujourd'hui, dans votre logiciel habituel. VALNORA prend le relais au moment de la remise au patient — il n'y a rien à ressaisir.

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1. Ouvrez Déposer un devis

   Photographiez le devis papier avec votre téléphone, ou glissez le PDF depuis votre ordinateur. Les deux fonctionnent aussi bien.

2. Laissez la lecture automatique travailler

   En une trentaine de secondes, le montant total, la durée de traitement, les actes CCAM et les coordonnées du patient sont reconnus et pré-remplis.

3. Vérifiez et corrigez si besoin

   Chaque champ reconnu reste modifiable. Portez attention au montant, à la date de naissance (elle protégera l'accès au devis) et au numéro de téléphone.

4. Renseignez le type de traitement

   Facultatif mais recommandé : il déclenche l'affichage des fiches de soins côté patient. Voir Type de traitement.

5. Ajoutez les modalités de paiement

   L'échéancier que vous proposez au patient. Voir Modalités de paiement.

6. Envoyez

   Le patient reçoit immédiatement un SMS contenant son lien personnel. Le dossier apparaît dans vos suivis.

Type de traitement#

Trois bascules décrivent le traitement proposé. Elles ne changent rien au devis : elles déterminent les fiches de soins que le patient recevra avec.

Un devis « bagues + élastiques » affichera donc deux fiches, avec les conseils de confort des premiers jours et les questions que les patients posent le plus souvent. C'est autant de temps que votre assistante ne passe pas au téléphone.

Modalités de paiement#

Le calculateur construit l'échéancier proposé au patient : apport initial, nombre de mensualités, montant de chacune. Le total cabinet s'affiche en grand à mesure que vous saisissez.

C'est ce total qu'il faut regarder : s'il ne retombe pas sur le montant du devis, l'écart saute aux yeux avant l'envoi. Un apport oublié ou une mensualité mal arrondie se corrige en une seconde à ce moment-là — beaucoup moins facilement après signature.

Envoi au patient#

Le patient reçoit un SMS contenant un lien personnel. Aucun contenu médical ne circule par SMS — ni montant, ni diagnostic, ni nom de traitement : uniquement le lien.

À l'ouverture, son identité est vérifiée par sa date de naissance avant tout affichage. Un lien transféré par erreur à un tiers ne révèle donc rien.

Le message d'accompagnement se personnalise dans Paramètres → Message envoyé au patient. Il porte le nom de votre cabinet, pas celui de VALNORA : pour le patient, c'est vous qui lui écrivez.

Chaud, tiède, froid#

L'indicateur de maturité est construit sur ce que le patient a réellement fait, jamais sur le temps écoulé. Un devis vieux de trois semaines dont le patient vient de simuler le sourire est chaud ; un devis d'hier jamais ouvert est froid.

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La chronologie complète de chaque dossier — chaque ouverture, chaque action, chaque relance envoyée — est visible dans la fiche du patient. C'est ce qui permet à votre assistante d'appeler en sachant de quoi parler.

Relances automatiques#

Les relances SMS partent seules, aux échéances que vous cochez dans Paramètres → Relance automatique. Sept échéances sont proposées, de 24 heures à 3 mois après le premier envoi.

• Un patient qui a signé n'est plus jamais relancé, quelle que soit la configuration.
• Un patient qui a demandé l'arrêt des envois (« stop ») sort définitivement des relances et apparaît dans Stop demandés.
• Tout décocher désactive complètement les relances : vous relancez alors à la main depuis chaque fiche.
• Chaque relance envoyée est tracée dans la chronologie du dossier.

Signature et PDF#

Le patient signe depuis son téléphone, du doigt. Le devis et le consentement de soins sont alors fusionnés en un unique PDF horodaté, transmis au cabinet et archivé dans le dossier.

Vous êtes notifié dès la signature, ainsi que les assistantes référentes désignées dans les paramètres. Le dossier bascule dans Signés et sort des relances.

Le texte du consentement s'adapte au type de traitement indiqué au dépôt, et se personnalise dans Paramètres → Consentement de soins.

Ce que voit le patient#

Tout se passe dans son navigateur, sans installation ni création de compte. Voici son parcours, dans l'ordre :

1. Vérification par date de naissance

   Une seule fois, à la première ouverture. Rien n'est visible avant.

2. Son devis, rendu lisible

   Montant, durée, ce que couvre le traitement — écrit sans jargon, avec vos fiches de soins.

3. Son reste à charge réel

   Après sécurité sociale et mutuelle. Un chiffre, pas une fourchette.

4. Sa simulation de sourire

   S'il la demande, et une fois que vous l'avez validée.

5. Sa lettre de prise en charge

   Générée avec le devis en pièce jointe, transmissible à sa mutuelle depuis son téléphone.

6. La signature

   Devis et consentement, en deux minutes.

Simulation du sourire#

Le patient photographie son sourire depuis son téléphone, avec son consentement explicite recueilli au moment de l'envoi (données de santé, article 9 §2.a du RGPD). Une simulation du résultat est générée en moins d'une minute : seule la zone des dents est retravaillée, les traits du visage sont préservés.

1. La simulation arrive dans Simulations IA

   Rien n'est visible du patient à ce stade — il sait seulement que sa demande est en cours.

2. Vous validez, ou vous refusez

   C'est votre regard clinique qui décide si le rendu correspond à ce que vous pouvez réellement obtenir au fauteuil.

3. Le patient la découvre

   Uniquement après votre validation. Un refus n'est pas montré comme un échec : le patient est simplement invité à en reparler en consultation.

Mutuelle et reste à charge#

Deux chemins mènent à un chiffre juste :

• Mutuelle référencée — le patient la sélectionne dans la liste ; base de remboursement et forfaits s'appliquent automatiquement.
• Mutuelle absente de la base — le patient scanne son tableau de garanties ; le calcul s'appuie alors sur les chiffres de son propre contrat.

Si le scan échoue, le patient peut nous envoyer le document : la mutuelle est ajoutée à la base sous 24 heures ouvrées, et son calcul se met à jour.

La lettre de prise en charge est générée automatiquement, avec le devis en pièce jointe. Le patient la transmet à sa mutuelle depuis son téléphone — plus besoin de repasser au cabinet pour ce document.